Algunas utilidades de Excel

Como puedes imaginar, este software permite lograr muchas cosas interesantes. Como parte del Curso de Excel online, ampliaremos la información al respecto. Entonces, empecemos a hablar de los aspectos importantes.

• Filtro de informe: solo ciertas filas del conjunto de datos son visibles. Por ejemplo, si deseas filtrar por universidad, puede optar por incluir solo a los estudiantes de una escuela en lugar de a todos los estudiantes. 

• Etiquetas de columna: el nombre del conjunto de datos. 

• Etiquetas de fila: pueden ser cualquier fila del conjunto de datos. Tanto las etiquetas de fila como las etiquetas de columna pueden contener datos de columna. Por ejemplo, puedes arrastrar títulos a etiquetas de filas o columnas, según cómo desees ver los datos. 

• Por qué es importante: esta sección permite ver los datos de varias maneras. En lugar de ingresar valores numéricos, puedes agregar números, números, promedios, máximos, mínimos o muchas otras manipulaciones de datos. 

Los campos de valor siempre se calculan de forma predeterminada. Si queremos contar la cantidad de estudiantes en cada facultad, solo debemos ir al generador de tablas dinámicas y arrastrar la columna Facultad a Etiquetas de fila y valores. Así, Excel resume el número de alumnos asignados a cada facultad. 

Crear una hoja de cálculo de Excel

Agrega más filas o columnas. A medida que trabaja con los datos, sigue agregando filas y columnas. A veces es necesario agregar cientos de líneas. Sería aburrido hacerlo individualmente. Afortunadamente, siempre hay una manera más fácil. Para agregar más filas o columnas a una hoja de trabajo, selecciona la misma cantidad de filas o columnas existentes que desea agregar. Luego haz clic con el botón derecho y selecciona Pegar. De esta forma puedes agregar rápida y fácilmente las filas en blanco que necesites a la hoja de trabajo resaltándolas y haciendo clic en Insertar. 

También puedes insertar espacios en Excel. Utiliza filtros para simplificar los datos. Cuando miras un conjunto de datos muy grande, por lo general no necesitas mirar todas las filas a la vez. A veces, solo deseas ver los datos que cumplen con ciertos criterios. Aquí es donde entran los filtros. Los filtros permiten restringir los datos y mostrar solo filas específicas a la vez. 

En Excel, puedes agregar un filtro a cada columna de datos, desde el cual puedes seleccionar instantáneamente las celdas que deseas mostrar. Considera el siguiente ejemplo. Agrega filtros haciendo clic en la pestaña Datos y seleccionando Opciones de filtro. Al hacer clic en las flechas junto a los encabezados de las columnas, puedes elegir ordenar los datos en orden ascendente o descendente y qué filas específicas ver. Digamos que quiero ver estudiantes de una universidad de una ciudad en particular. Cuando selecciono el filtro, las otras opciones desaparecen. 

Sugerencia de Excel Filter Pro: para un análisis adicional en otra hoja de trabajo, copia y pega los valores en la hoja de trabajo mientras el filtro está activo. Si aún se te hace difícil entender estos conceptos, entonces puedes visitar el siguiente Curso de Excel online. Esto te puede ayudar considerablemente a mejorar tu comprensión sobre las funciones especiales de Excel.

 

Funciones comunes en Excel

En nuestra nota anterior de este Curso de Excel en línea empezamos a hablar de las funciones de Excel. Ahora ampliaremos más la información.

• SI: La función SI devuelve un valor basado en una prueba lógica. La sintaxis es IF(test_boolean, value_if_true, [value_if_false]). Ejemplo: =Si(A2>B2"por encima del presupuesto","bien"). 

• BUSCARV: La función BUSCARV permite encontrar contenido en diferentes páginas. Sintaxis: BUSCARV (valor de búsqueda, matriz de tabla, número de columnas, coincidencia aproximada (VERDADERO) o coincidencia exacta (FALSO)). Ejemplo: =BUSCAR([@advokat],advokat_tbl,4,FALSO). 

• ÍNDICE: La función ÍNDICE devuelve una matriz de valores. La sintaxis es: ÍNDICE (matriz, número de fila, [número de columna]). 

• COINCIDIR: la función SATCH busca un rango de celdas para un elemento en particular y devuelve la ubicación de ese elemento. Se puede utilizar con la función ÍNDICE. Sintaxis: COINCIDIR (valor_búsqueda, matriz_búsqueda, [tipo de coincidencia]). 

• CONTAR.SI: La función CONTAR.SI devuelve el número de celdas que cumplen una condición específica o tienen un valor específico. Sintaxis: CONTAR.SI(rango, criterio). Ejemplo: =CONTAR.SI(A2:A5"Londres"). 

Bien, ¿estás listo para ir a trabajar? Comencemos a trabajar. 

Utilidad de las funciones.

Usa tablas dinámicas para identificar y comprender los datos. Agrega más filas o columnas. Utiliza filtros para simplificar los datos. Elimina puntos de datos o registros duplicados. Convierte filas en columnas. Haz separación de información textual entre columnas. 

Para cálculos simples, usa la fórmula: Número promedio de celdas. Cambie automáticamente los colores de las celdas en función de los datos con formato condicional. Use fórmulas IF de Excel para automatizar funciones específicas de Excel. Puedes usar signos de dólar para mantener las mismas fórmulas de celda en todas partes. Utiliza la función BUSCARV para extraer datos de un espacio de tablas a otro. Extrae datos de columnas horizontales con fórmulas INDEX y MATCH. Excel usa la función CONTAR.SI para contar las palabras o números en un rango de celdas. Combina celdas con símbolos. Agrega una casilla de verificación. 

Utiliza hipervínculos a sitios móviles. Añade menú desplegable. Usa tablas dinámicas para identificar y comprender los datos. Las tablas dinámicas se utilizan para reorganizar datos en hojas de cálculo. No cambia los datos que ya tienes, pero dependiendo de lo que quieras hacer, puedes agregar valores y comparar diferente información en la tabla. Tomemos un ejemplo. Supongamos que deseas ver cuántas personas hay en cada casa de una colonia. Puede pensar que no tengo muchos datos, pero funciona muy bien para conjuntos de datos más grandes. Para crear una tabla dinámica, ve a Datos > Tabla dinámica. Si usa una versión más reciente de Excel, ve a Insertar > Tabla dinámica. 

Excel completa automáticamente la tabla dinámica, pero puedes cambiar el orden de los datos en cualquier momento. Así que tienes cuatro opciones para elegir, a saber, Filtro de informe, Etiquetas de columna, Etiquetas de fila y Por qué es importante. En la siguiente nota ampliaremos este tema. También, puedes visitar el Curso de Excel intermedio. Así, mejorarás tu dominio de este software especializado.

 

Plantillas, fórmulas y funciones de Excel

En esta nota del Curso de Excel básico veremos algunas funciones útiles de este programa. Aquí hay algunos artículos que puede crear específicamente para vendedores en Excel:

Funciones de marketing.

• Presupuesto de marketing: Excel es una poderosa herramienta de seguimiento de presupuesto. Puedes usarlo para crear y realizar un seguimiento de los presupuestos y gastos de marketing. Si no desea crear un documento desde cero, puede descargar una plantilla de presupuesto de marketing gratuita en la web. 

• Informes de marketing: a menos que utilices una herramienta de especializada como Marketing Hub, probablemente desees un panel único con todos sus informes. Excel es una herramienta útil para crear informes de marketing. Habitualmente puedes descargar plantillas de este tipo de forma gratuita. 

Plantillas para la administración de sitios web.

Algunos usos de Excel incluyen la administración de sitios web, como veremos a continuación.

• Editor: Puedes crear un editor en Excel. El formato con pestañas facilita el seguimiento de la actividad de creación de contenido en intervalos personalizables.  

• Calculadora de tráfico y clientes potenciales: con sus potentes capacidades de cálculo, Excel es una gran herramienta para todo tipo de calculadoras, incluido el seguimiento de clientes potenciales y tráfico. 

Esta es solo una pequeña muestra de los tipos de documentos de marketing y ventas que puede crear en Excel. Debes conocer estas fórmulas y funciones de Excel para trabajar de manera más eficiente y evitar el tedioso trabajo manual. 

Fórmula de Excel.

Es fácil elegir entre una variedad de fórmulas de Excel para dar sentido a los datos. Si eres nuevo en Excel, puedes usar las fórmulas a continuación para realizar muchas funciones complejas sin una curva de aprendizaje pronunciada. 

• Signo igual: Para crear una fórmula, debes ingresar un signo igual (=) en la celda donde se muestra el resultado. 

• Suma: utiliza el signo + para sumar dos o más valores de celda. Ejemplo: =C5+D3. 

• Resta: usa el signo - para obtener dos o más valores de celda. Ejemplo: =C5-D3. 

• Multiplicación: usa * para multiplicar dos o más valores de celda. Ejemplo: =C5*D3. 

• Dividir: usa el símbolo / para dividir dos o más valores de celda. Ejemplo: =C5/D3. 

Al juntarlos, puede crear fórmulas que suman, restan, multiplican y dividen en una sola celda. Ejemplo: =(C5-D3)/((A5+B6)*3). Para fórmulas complejas, usa paréntesis alrededor de la fórmula para evitar el uso involuntario de cadenas de modificación. Recuerda que puedes usar constantes en las fórmulas. 

Funciones de Excel.

Las funciones de Excel automatizan ciertas tareas en fórmulas de uso común. Si deseas agregar un rango de celdas, usa la función SUMA en lugar del signo +. Veamos algunas características adicionales que puede usar para automatizar informes y tareas. 

• SUMA: la función SUMA agrega automáticamente un rango de celdas o números. Para completar la suma, ingresa la celda inicial y la última celda, separadas por dos puntos. Equivalente a SUMA(celda1:celda2). Ejemplo: =SUMA(C5:C30). 

• PROMEDIO: La función PROMEDIO calcula el valor promedio de un rango de celdas. La sintaxis es la misma que para la función SUMA PROMEDIO (celda1:celda2). Ejemplo: =Promedio(C5:C30). 

Existen otras fórmulas, que veremos en la siguiente nota de nuestro Curso de Excel.