Algunas utilidades de Excel

Como puedes imaginar, este software permite lograr muchas cosas interesantes. Como parte del Curso de Excel online, ampliaremos la información al respecto. Entonces, empecemos a hablar de los aspectos importantes.

• Filtro de informe: solo ciertas filas del conjunto de datos son visibles. Por ejemplo, si deseas filtrar por universidad, puede optar por incluir solo a los estudiantes de una escuela en lugar de a todos los estudiantes. 

• Etiquetas de columna: el nombre del conjunto de datos. 

• Etiquetas de fila: pueden ser cualquier fila del conjunto de datos. Tanto las etiquetas de fila como las etiquetas de columna pueden contener datos de columna. Por ejemplo, puedes arrastrar títulos a etiquetas de filas o columnas, según cómo desees ver los datos. 

• Por qué es importante: esta sección permite ver los datos de varias maneras. En lugar de ingresar valores numéricos, puedes agregar números, números, promedios, máximos, mínimos o muchas otras manipulaciones de datos. 

Los campos de valor siempre se calculan de forma predeterminada. Si queremos contar la cantidad de estudiantes en cada facultad, solo debemos ir al generador de tablas dinámicas y arrastrar la columna Facultad a Etiquetas de fila y valores. Así, Excel resume el número de alumnos asignados a cada facultad. 

Crear una hoja de cálculo de Excel

Agrega más filas o columnas. A medida que trabaja con los datos, sigue agregando filas y columnas. A veces es necesario agregar cientos de líneas. Sería aburrido hacerlo individualmente. Afortunadamente, siempre hay una manera más fácil. Para agregar más filas o columnas a una hoja de trabajo, selecciona la misma cantidad de filas o columnas existentes que desea agregar. Luego haz clic con el botón derecho y selecciona Pegar. De esta forma puedes agregar rápida y fácilmente las filas en blanco que necesites a la hoja de trabajo resaltándolas y haciendo clic en Insertar. 

También puedes insertar espacios en Excel. Utiliza filtros para simplificar los datos. Cuando miras un conjunto de datos muy grande, por lo general no necesitas mirar todas las filas a la vez. A veces, solo deseas ver los datos que cumplen con ciertos criterios. Aquí es donde entran los filtros. Los filtros permiten restringir los datos y mostrar solo filas específicas a la vez. 

En Excel, puedes agregar un filtro a cada columna de datos, desde el cual puedes seleccionar instantáneamente las celdas que deseas mostrar. Considera el siguiente ejemplo. Agrega filtros haciendo clic en la pestaña Datos y seleccionando Opciones de filtro. Al hacer clic en las flechas junto a los encabezados de las columnas, puedes elegir ordenar los datos en orden ascendente o descendente y qué filas específicas ver. Digamos que quiero ver estudiantes de una universidad de una ciudad en particular. Cuando selecciono el filtro, las otras opciones desaparecen. 

Sugerencia de Excel Filter Pro: para un análisis adicional en otra hoja de trabajo, copia y pega los valores en la hoja de trabajo mientras el filtro está activo. Si aún se te hace difícil entender estos conceptos, entonces puedes visitar el siguiente Curso de Excel online. Esto te puede ayudar considerablemente a mejorar tu comprensión sobre las funciones especiales de Excel.

 

Funciones comunes en Excel

En nuestra nota anterior de este Curso de Excel en línea empezamos a hablar de las funciones de Excel. Ahora ampliaremos más la información.

• SI: La función SI devuelve un valor basado en una prueba lógica. La sintaxis es IF(test_boolean, value_if_true, [value_if_false]). Ejemplo: =Si(A2>B2"por encima del presupuesto","bien"). 

• BUSCARV: La función BUSCARV permite encontrar contenido en diferentes páginas. Sintaxis: BUSCARV (valor de búsqueda, matriz de tabla, número de columnas, coincidencia aproximada (VERDADERO) o coincidencia exacta (FALSO)). Ejemplo: =BUSCAR([@advokat],advokat_tbl,4,FALSO). 

• ÍNDICE: La función ÍNDICE devuelve una matriz de valores. La sintaxis es: ÍNDICE (matriz, número de fila, [número de columna]). 

• COINCIDIR: la función SATCH busca un rango de celdas para un elemento en particular y devuelve la ubicación de ese elemento. Se puede utilizar con la función ÍNDICE. Sintaxis: COINCIDIR (valor_búsqueda, matriz_búsqueda, [tipo de coincidencia]). 

• CONTAR.SI: La función CONTAR.SI devuelve el número de celdas que cumplen una condición específica o tienen un valor específico. Sintaxis: CONTAR.SI(rango, criterio). Ejemplo: =CONTAR.SI(A2:A5"Londres"). 

Bien, ¿estás listo para ir a trabajar? Comencemos a trabajar. 

Utilidad de las funciones.

Usa tablas dinámicas para identificar y comprender los datos. Agrega más filas o columnas. Utiliza filtros para simplificar los datos. Elimina puntos de datos o registros duplicados. Convierte filas en columnas. Haz separación de información textual entre columnas. 

Para cálculos simples, usa la fórmula: Número promedio de celdas. Cambie automáticamente los colores de las celdas en función de los datos con formato condicional. Use fórmulas IF de Excel para automatizar funciones específicas de Excel. Puedes usar signos de dólar para mantener las mismas fórmulas de celda en todas partes. Utiliza la función BUSCARV para extraer datos de un espacio de tablas a otro. Extrae datos de columnas horizontales con fórmulas INDEX y MATCH. Excel usa la función CONTAR.SI para contar las palabras o números en un rango de celdas. Combina celdas con símbolos. Agrega una casilla de verificación. 

Utiliza hipervínculos a sitios móviles. Añade menú desplegable. Usa tablas dinámicas para identificar y comprender los datos. Las tablas dinámicas se utilizan para reorganizar datos en hojas de cálculo. No cambia los datos que ya tienes, pero dependiendo de lo que quieras hacer, puedes agregar valores y comparar diferente información en la tabla. Tomemos un ejemplo. Supongamos que deseas ver cuántas personas hay en cada casa de una colonia. Puede pensar que no tengo muchos datos, pero funciona muy bien para conjuntos de datos más grandes. Para crear una tabla dinámica, ve a Datos > Tabla dinámica. Si usa una versión más reciente de Excel, ve a Insertar > Tabla dinámica. 

Excel completa automáticamente la tabla dinámica, pero puedes cambiar el orden de los datos en cualquier momento. Así que tienes cuatro opciones para elegir, a saber, Filtro de informe, Etiquetas de columna, Etiquetas de fila y Por qué es importante. En la siguiente nota ampliaremos este tema. También, puedes visitar el Curso de Excel intermedio. Así, mejorarás tu dominio de este software especializado.

 

Plantillas, fórmulas y funciones de Excel

En esta nota del Curso de Excel básico veremos algunas funciones útiles de este programa. Aquí hay algunos artículos que puede crear específicamente para vendedores en Excel:

Funciones de marketing.

• Presupuesto de marketing: Excel es una poderosa herramienta de seguimiento de presupuesto. Puedes usarlo para crear y realizar un seguimiento de los presupuestos y gastos de marketing. Si no desea crear un documento desde cero, puede descargar una plantilla de presupuesto de marketing gratuita en la web. 

• Informes de marketing: a menos que utilices una herramienta de especializada como Marketing Hub, probablemente desees un panel único con todos sus informes. Excel es una herramienta útil para crear informes de marketing. Habitualmente puedes descargar plantillas de este tipo de forma gratuita. 

Plantillas para la administración de sitios web.

Algunos usos de Excel incluyen la administración de sitios web, como veremos a continuación.

• Editor: Puedes crear un editor en Excel. El formato con pestañas facilita el seguimiento de la actividad de creación de contenido en intervalos personalizables.  

• Calculadora de tráfico y clientes potenciales: con sus potentes capacidades de cálculo, Excel es una gran herramienta para todo tipo de calculadoras, incluido el seguimiento de clientes potenciales y tráfico. 

Esta es solo una pequeña muestra de los tipos de documentos de marketing y ventas que puede crear en Excel. Debes conocer estas fórmulas y funciones de Excel para trabajar de manera más eficiente y evitar el tedioso trabajo manual. 

Fórmula de Excel.

Es fácil elegir entre una variedad de fórmulas de Excel para dar sentido a los datos. Si eres nuevo en Excel, puedes usar las fórmulas a continuación para realizar muchas funciones complejas sin una curva de aprendizaje pronunciada. 

• Signo igual: Para crear una fórmula, debes ingresar un signo igual (=) en la celda donde se muestra el resultado. 

• Suma: utiliza el signo + para sumar dos o más valores de celda. Ejemplo: =C5+D3. 

• Resta: usa el signo - para obtener dos o más valores de celda. Ejemplo: =C5-D3. 

• Multiplicación: usa * para multiplicar dos o más valores de celda. Ejemplo: =C5*D3. 

• Dividir: usa el símbolo / para dividir dos o más valores de celda. Ejemplo: =C5/D3. 

Al juntarlos, puede crear fórmulas que suman, restan, multiplican y dividen en una sola celda. Ejemplo: =(C5-D3)/((A5+B6)*3). Para fórmulas complejas, usa paréntesis alrededor de la fórmula para evitar el uso involuntario de cadenas de modificación. Recuerda que puedes usar constantes en las fórmulas. 

Funciones de Excel.

Las funciones de Excel automatizan ciertas tareas en fórmulas de uso común. Si deseas agregar un rango de celdas, usa la función SUMA en lugar del signo +. Veamos algunas características adicionales que puede usar para automatizar informes y tareas. 

• SUMA: la función SUMA agrega automáticamente un rango de celdas o números. Para completar la suma, ingresa la celda inicial y la última celda, separadas por dos puntos. Equivalente a SUMA(celda1:celda2). Ejemplo: =SUMA(C5:C30). 

• PROMEDIO: La función PROMEDIO calcula el valor promedio de un rango de celdas. La sintaxis es la misma que para la función SUMA PROMEDIO (celda1:celda2). Ejemplo: =Promedio(C5:C30). 

Existen otras fórmulas, que veremos en la siguiente nota de nuestro Curso de Excel.

 Usos de las funciones de Excel

En la nota anterior de nuestro Cursos de Excel empezamos a ver algunos de los usos más comunes de este programa. Ahora seguimos hablando de esto. Empezaremos por explicar las utilidades de cada función. Echemos un vistazo más de cerca a algunos de ellos. 

Por qué son importantes las funciones de Excel.

Las funciones de Excel son realmente utiles. Por ejemplo, ¿por qué es importante el autocompletado? Si tienes un conocimiento básico de Excel, tienes que saber que las celdas adyacentes se pueden llenar rápidamente con una variedad de tipos de datos, incluidos valores, cadenas y fórmulas. Hay muchas formas de lograr esta funcionalidad, pero el administrador de relleno es una de las más simples. Selecciona la celda con el origen, ubica el controlador de relleno en la esquina inferior derecha de la celda y arrastra o haz doble clic en el relleno para cubrir la celda que deseas llenar. 

Sobre la utilidad de la función de Ordenar, como Excel AutoFill, podemos mencionar que es una característica importante a tener en cuenta. A veces, las organizaciones tienen una lista de datos faltantes. Es posible que hayan exportado su lista de contactos de marketing o publicación de blog. Sin embargo, pueden usar la función de clasificación en Excel para ordenar la lista alfabéticamente. Para usarla, haz clic en los datos de la columna que deseas ordenar. Luego haz clic en la pestaña Datos en la barra de herramientas y busca las opciones de clasificación a la izquierda. Cuando "A" está sobre "Z", puedes presionar el botón una vez. Presione el botón dos veces cuando "Z" esté arriba de "A". Si "A" es mayor que "Z", significa que la lista está en orden alfabético. Sin embargo, si la "Z" está encima de la "A", significa que la lista está en orden alfabético inverso. 

A continuación, cubriremos los conceptos básicos de Excel (incluidas las funciones avanzadas). Para usar Excel, simplemente ingresa los datos en filas y columnas. Luego usa fórmulas y funciones para convertir esos datos en información. 

A continuación veremos las mejores fórmulas y funciones que necesitas saber. Pero primero, veamos los tipos de documentos que puede crear con este software. Esto te dará una idea de cómo usa Excel en el día a día. 

Documentos que se pueden crear en Excel.

¿No estás seguro de cómo usar Excel en tu equipo? A continuación se muestra una lista de documentos que puede crear. 

• Declaración de ingresos: se puede usar una hoja de cálculo de Excel para realizar un seguimiento de los activos y la posición financiera de una empresa. 

• Hoja de cálculo: una hoja de cálculo es uno de los tipos de documentos más comunes que puedes crear con Excel. Proporciona una imagen completa de la situación financiera de la empresa. 

• Hojas de tiempo: crea fácilmente hojas de cálculo mensuales para realizar un seguimiento de los eventos u otra información relacionada con la fecha. 

En las siguientes notas hablaremos más del tema. Además, seguiremos ampliando nuestro Curso de Excel avanzado. Todo esto contribuirá a mejorar tu dominio de este software.

 

Usos básicos de Excel

A veces, Excel es demasiado bueno para ser verdad. Ingresas la fórmula y todo lo que necesita hacer manualmente se hará automáticamente. ¿Quiere fusionar dos hojas de cálculo con datos similares? Se puede utilizar Excel. ¿Quieres algunas matemáticas simples? Se puede utilizar Excel. ¿Quiere combinar información de varias celdas? Se puede utilizar Excel. 

Esta serie de artículos brindan los mejores consejos, trucos y atajos que puedes usar ahora mismo para llevar tu dominio de Excel al siguiente nivel. No se requieren conocimientos adicionales de Excel.

¿Qué es Excel? 

Microsoft Excel es un poderoso software de visualización y análisis que utiliza hojas de cálculo para almacenar, organizar y monitorear conjuntos de datos de fórmulas y funciones. Los especialistas en marketing, contadores, analistas de datos y otros profesionales usan Excel. Es parte de la suite de Microsoft Office. Las alternativas a este programa son Google Sheets y Numbers. Por supuesto, puedes encontrar más alternativas en las tiendas de cada sistema operativo, pues está disponible para iOS, Android y Linux. 

¿Para qué sirve Excel? Excel se utiliza para almacenar, analizar y reportar grandes cantidades de datos. Los equipos de contabilidad a menudo lo usan para el análisis financiero, pero cualquier profesional puede utilizarlo para administrar conjuntos de datos grandes y difíciles de manejar. 

Algunos ejemplos de aplicaciones de Excel son balances, presupuestos o programas de procesamiento. Además, Excel se usa principalmente para crear documentos financieros debido a su potente poder de cómputo. A menudo verás este software en oficinas e instituciones de contabilidad debido a la capacidad de la calculadora para mostrar automáticamente totales, promedios y totales generales. 

Adicionalmente, Excel facilita la comprensión de los datos empresariales. Aunque es mejor conocido como un programa de contabilidad, se puede utilizar para realizar un seguimiento de todo tipo de datos, por lo que los profesionales de todas las industrias, especialmente las de marketing, pueden aprovechar sus funciones y fórmulas. No es necesario perder el tiempo contando celdas o copiando y pegando estadísticas de rendimiento. Esto es así porque suele proporcionar atajos o arreglos rápidos que aceleran el proceso. También puedes descargar plantillas de Excel que hayan sido adaptadas para cubrir alguna de las necesidades de tu empresa. 

Introducción al Excel básico.

Si eres nuevo en Excel, es una buena idea que te familiarices con algunos comandos básicos. Éstos incluyen crea una hoja de cálculo desde cero. Realizar cálculos básicos como sumas, restas, multiplicaciones y divisiones. Introducir y formatear texto para columnas y encabezados. Utilizar la función de autocompletar de Excel. Agregar o eliminar columnas, filas y páginas individuales. Añadir más columnas y filas. Mantener los encabezados de columna y fila visibles mientras te desplazas por las tablas para saber qué datos se ingresan a medida que te desplazas por el documento. 

Como puedes notar, las funciones de Excel son muy amplias. Por lo tanto, te animamos a que tomes nuestro Curso Excel. Además, te informamos que seguiremos trabajando en nuestro Curso de Excel intermedio, para que aumentes tu dominio de este lenguaje de programación.

¿Qué es Excel y por qué lo necesitas?

Excel es un programa informático desarrollado por Microsoft que forma parte de la suite Office que incluye otros programas como Word y PowerPoint. A continuación iniciaremos nuestro curso de Excel básico.

¿Para qué sirve Excel? 

Lo que diferencia a Excel de otros programas de escritorio es que puede trabajar con datos numéricos.

A diferencia de Microsoft Word, Excel organiza los datos en columnas y filas que forman las celdas que contienen los datos. Puede realizar operaciones aritméticas básicas con números almacenados en celdas de Excel, así como utilizar funciones matemáticas o estadísticas más complejas.

Como resultado, Excel simplifica enormemente el trabajo con números, lo que facilita e informa el análisis de datos mediante herramientas como gráficos y tablas dinámicas. Hoja de cálculo

Excel pertenece a una categoría de programas de TI llamados hojas de cálculo, las cuales se desarrollaron en la década de 1960 para simular documentos contables que ayudaron a automatizar las actividades de este tipo. Las hojas de cálculo han reemplazado a los sistemas que originalmente fueron diseñados para la contabilidad, pero hoy en día se utilizan en innumerables aplicaciones que requieren el procesamiento de datos tabulares.

Breve historia.

En 1982, Microsoft ingresó al mundo de las hojas de cálculo con un producto interdisciplinario. En ese momento había dos fuertes competidores en el mercado: VisiCalc y SuperCalc, lo que complicaba el campo en el mercado de Microsoft. Como si eso no fuera suficiente, la tabla Lotus 1-2-3 se lanzó en 1983, un programa sorprendente y por eso rápidamente se convirtió en el favorito. Microsoft vio primero el poder de las hojas de cálculo de Lotus y comenzó a trabajar en la primera versión de Excel, que se lanzó en 1985.

La primera versión de Excel se desarrolló específicamente para la plataforma Macintosh, pero dos años después, Microsoft lanzó Excel 2.0 en 1987 que era específicamente para la plataforma de Windows. Desde entonces, Excel para Microsoft se ha convertido en el programa de hojas de cálculo más utilizado.

Estructura de Excel.

Como todos sabemos, la función principal de Excel es mostrar una matriz bidimensional que consta de columnas y filas en la pantalla principal. Estas forman pequeñas imágenes que llamamos celdas, y cada imagen tiene una sola dirección y consta de columnas y líneas correspondientes. Es decir, las direcciones son letras (columnas) y números (filas). Por ejemplo, la celda superior de la matriz está en la columna A, fila 1, por lo que está en la dirección A1. 

Los datos numéricos o literales se pueden ingresar en cualquier celda de Excel, pero la celda aún tiene un solo significado. Un método para determinar si Excel reconoce los dígitos como números o texto es de acuerdo a la alineación utilizada en una celda. Al ingresar el formato de datos de Excel, las celdas están a la izquierda y los datos numéricos están a la derecha. Los valores numéricos y alfanuméricos se ordenarán. Entonces, Excel puede realizar cálculos aritméticos sobre datos numéricos, como sumas (+), restas (-), multiplicaciones (*) y divisiones (/). La única condición es que la fórmula debe estar precedida por un signo igual (=) para ser calculada por Excel. 

En la siguiente nota continuaremos con este curso de Excel en línea.